Quels formats de formation IA pour accélérer l'adoption ?

Les six formats de formation IA et leurs durées

Six familles couvrent la quasi-totalité des demandes. Notre page formation en liste onze et c’est déjà une simplification du marché, mais dans les propositions qu’on écrit tout retombe sur les six formats suivants. On les distingue par leur durée et par le nombre de personnes qu’ils supportent avant que le travail individuel devienne impossible.

• La conférence d’acculturation, 1 h 30, jusqu’à 120 personnes. En salle ou en visio, avec des démonstrations et un quiz. Le groupe repart avec un vocabulaire commun et une première idée de ce que l’outil sait faire.
• L’atelier pratique, 3 heures, 20 à 25 participants. Chacun devant son poste, sur un cas fil rouge travaillé du début à la fin, avec des corrections commentées en séance. Sa variante la plus exigeante est l’atelier de création d’assistants, qui descend sous dix participants parce que chacun y construit son propre outil.
• La journée de formation, 7 heures, jusqu’à 25 participants. La matinée pose les bases et le prompting, l’après-midi alterne mise en pratique sur des cas métier et corrections en groupe entier. C’est le format le plus demandé.
• La session de dirigeants, 2 h 30 à 3 heures, une quinzaine de personnes. Elle se tient parfois autour d’un déjeuner. On y branche les démonstrations sur leurs dossiers en cours, et la deuxième moitié de la séance appartient à leurs questions. On l’enchaîne souvent avec un atelier de feuille de route, sur une journée, qui trie les chantiers et décide de ce qu’on lance.
• Le séminaire, 1 journée, jusqu’à 80 participants. Une plénière pose le cadre, des ateliers en équipes occupent l’après-midi dans quatre salles avec un facilitateur par salle, et la restitution finale prend la forme d’un challenge entre les groupes.
• Le suivi récurrent, 1 heure en visio, à répéter. Ouvert à tous, ou réservé à une communauté d’ambassadeurs. On y traite les nouveautés et les cas qui coincent.

La formation de formateurs et les programmes d’ambassadeurs n’entrent pas dans cette liste, ils assemblent plusieurs de ces formats et ils reviennent plus bas, dans la section sur le suivi.

Intra ou inter-entreprises

Une formation intra réunit uniquement vos collaborateurs, et les cas travaillés en séance sont les vôtres. Les six familles décrites plus haut sont toutes des formations intra. Elles représentent la quasi-totalité de nos interventions.

En inter, les participants viennent d’entreprises différentes et suivent un programme commun. On en anime une depuis 2025 avec France Invest, sur l’intelligence artificielle appliquée au capital-investissement, ouverte aux membres de l’association. L’inter coûte moins cher par personne et met des pairs du même métier autour de la table, mais les cas travaillés sont ceux de la profession et pas les vôtres, et nous le conseillons donc pour envoyer deux ou trois personnes défricher le sujet avant d’embarquer l’équipe en intra.

La formation IA à distance

La conférence et le suivi récurrent passent bien en visio, et nous animons certains parcours entièrement à distance, y compris en anglais. L’atelier pratique passe à distance avec un groupe plus petit, l’animateur ne voyant plus les écrans, et il faut alors multiplier les restitutions pour savoir où en sont les gens. Le séminaire, lui, ne tient pas à distance, sa mécanique reposant sur des salles séparées et sur une restitution devant tout le monde.

Quelle formation IA choisir selon votre objectif ?

Voici la correspondance qu’on propose en rendez-vous. Elle part de l’objectif que la direction se fixe pour les trois semaines qui suivent la session.

• Mettre tout le monde au même niveau de vocabulaire. Conférence d’acculturation, tout l’effectif concerné en une fois. C’est le format qu’on retient quand il faut toucher une population entière sans l’immobiliser une journée.
• Le comité de direction doit arbitrer. Session de dirigeants d’abord, puis un atelier de feuille de route en journée, où l’on traite les sujets communs en groupe entier et les sujets métier par binômes, et d’où l’on sort avec des chantiers triés et une décision par chantier : former, développer, ou changer d’outil.
• Une équipe métier perd du temps sur des tâches qui reviennent. Atelier pratique par métier, 20 à 25 personnes au plus, avec un cas fil rouge construit sur leurs documents. On le rejoue ensuite service par service, ou niveau par niveau.
• Vous voulez que l’équipe reparte avec un assistant qui tourne. Atelier de création, moins de dix personnes. Au-delà, la construction en séance devient une démonstration commentée et l’assistant reste sur l’écran de l’animateur.
• Un site entier à fédérer en une journée. Séminaire, avec une part de jeu, comme la journée animée chez Dentego qui tenait en un quiz, un jeu de piste et un atelier de création d’assistants, et dont les soixante collaborateurs présents sont repartis avec dix assistants conçus par eux.
• Il faut pouvoir prouver que les salariés ont été formés. Conférence ou journée, peu importe, mais avec le dossier qui va avec : programme, convention, émargement, évaluation des acquis. La certification Qualiopi impose de produire ce dossier, et l’article 4 du règlement européen sur l’intelligence artificielle le demande aussi, depuis février 2025. Nous avons détaillé ailleurs ce que l’AI Act demande vraiment à une entreprise.

Le niveau de départ est la variable qu’on estime le plus mal, des deux côtés de la table. On envoie un questionnaire avant chaque session. Il surprend régulièrement la direction qui nous a commandé la formation.

• Les utilisateurs quotidiens sont rares, y compris dans des équipes que leur direction croyait déjà à l’aise. La plupart des participants n’ouvrent l’outil que de temps en temps, et une partie n’a jamais commencé.
• L’accès fermé sur le poste de travail revient régulièrement, avec des collaborateurs qui se servent de l’outil depuis leur téléphone personnel faute de pouvoir l’ouvrir au bureau.

Un atelier qui mélange des utilisateurs quotidiens et des gens qui n’ont jamais ouvert l’outil avance au rythme des seconds, donc on refait les groupes, et parfois le format, à partir d’un questionnaire qui prend dix minutes par participant.

Les plafonds de participants, format par format

Un atelier pratique décroche au-delà de 25 personnes, et au-delà de dix dès que chacun doit construire quelque chose. Voici les plafonds qu’on écrit dans nos propositions et qu’on tient en salle. Ils dépendent tous du nombre de fois où l’animateur peut passer derrière chaque participant pendant la séance.

• Jusqu’à 120 personnes en conférence, où personne ne touche un clavier et où le plafond ne tient qu’à la taille de la salle.
• 20 à 25 en atelier pratique sur poste, et 15 dès que le contenu monte en complexité. Sur un parcours en trois modules construit pour un réseau d’agences immobilières, le premier module acceptait 25 personnes, les deux suivants passaient à 15 avec un prérequis de niveau.
• Moins de 10 pour la création d’assistants, où l’on compte huit participants par facilitateur.
• Jusqu’à 80 en séminaire, à condition de découper. On répartit l’audience en quatre salles, et chaque salle travaille par tables de quatre. Le facilitateur passe de table en table et en tient vingt.

La journée de formation est l’exception avec ses 25 personnes, puisqu’elle alterne les temps en groupe entier et les temps de pratique, et que l’animateur n’a donc pas à rester derrière chaque participant du début à la fin.

Quand l’effectif dépasse le plafond, deux découpages fonctionnent. Le premier répartit la salle par tables métier : pour le séminaire de l’Autorité de régulation des transports, nous avons organisé l’après-midi autour de douze tables, avec deux ateliers et une restitution orale par table, quand le second rejoue la même session deux fois dans la journée, comme sur un atelier métier chez MINLAY, le matin pour une population et l’après-midi pour une autre.

Dans les deux cas on découpe par métier, parce qu’un gérant qui travaille son cas à côté d’un autre gérant avance plus vite et que l’animateur n’a alors qu’une famille de cas d’usage à couvrir par salle. Le questionnaire de départ sert aussi à ça.

Faut-il commencer par le comité de direction ou par les équipes ?

Les deux marchent, et nous faisons les deux. Ce qui ne marche pas, c’est de former une population isolée en espérant que l’usage se propage tout seul. Quand la demande vient de la direction, on commence par un audit de cadrage : des entretiens, un questionnaire. Puis la session de dirigeants, et ensuite les ateliers métier en petits groupes. L’atelier de feuille de route arrive en dernier, tout le monde ensemble. Le suivi en visio tourne en parallèle, dès les premières semaines.

Les demandes venues du terrain suivent l’ordre inverse : une plénière ouvre le sujet pour toute l’équipe, un point de cadrage par équipe suit, puis les ateliers pratiques par métier arrivent sur des besoins identifiés à chaud. C’est la structure que nous avons retenue chez For Talents, avec une journée plénière puis des ateliers par métier sur site, et chez Edmond de Rothschild la même logique a tenu en deux jours consécutifs, le premier consacré à comprendre et utiliser, le second à s’inspirer et construire avec des intervenants extérieurs invités pour l’occasion.

Combien de temps prend un programme de formation IA ?

Comptez une journée pour une session isolée, et quatre à six mois pour un programme qui couvre plusieurs centaines de collaborateurs. Sur les programmes de ce type que nous avons chiffrés, il est rare de descendre sous cinq mois entre la première conférence et la dernière cohorte. Le temps qui précède chaque session, lui, se répartit toujours de la même façon.

• Le cadrage, un entretien qui fixe l’objectif, le format et le nombre de sessions.
• Le questionnaire aux participants, dix minutes chacun, qui mesure le niveau de départ et sert à composer les groupes.
• La construction des cas pratiques sur vos documents, l’étape qui pèse le plus dans le délai comme dans le devis.
• La session, puis le suivi, qui court sur trois mois dans un accompagnement type.

Passer à l’échelle sur plusieurs centaines de personnes

Aucun de ces formats ne monte seul à 500 ou 800 collaborateurs, et c’est la question que posent le plus souvent les directions des ressources humaines de grandes structures, à qui nous répondons en répartissant l’effectif en cohortes.

Une conférence d’acculturation ouvre le sujet pour tout le monde. Les ateliers pratiques passent ensuite cohorte par cohorte, au rythme de quelques sessions par mois, et le suivi en visio court sur toute la période pour que les premiers formés ne soient pas laissés seuls le temps que les derniers passent.

La préparation côté entreprise

Quatre choses se décident avant la session : l’outil et les accès, la salle, les postes, et les documents que les participants ont le droit d’utiliser. Ce sont les quatre motifs de journée ratée que nous voyons le plus souvent. Aucun ne coûte cher à régler, et tous coûtent cher à découvrir le matin même.

• L’outil, avec les accès ouverts le jour J. Un compte d’entreprise et un compte personnel ne changent pas seulement la facture, parce que sur un compte personnel personne n’ose charger un document de travail et l’atelier tourne alors sur des exemples inventés.
• La salle, comptée en places assises et pas en inscrits. Une salle annoncée pour trente personnes en tient souvent dix-huit une fois l’écran installé et la place de l’animateur réservée, et c’est ce chiffre qui commande le découpage de la journée.
• Les ordinateurs, un par personne ou pour deux. Le binôme fonctionne très bien, et les gens s’y parlent davantage. Il vaut mieux un binôme dans la salle qu’un participant seul à son bureau.
• Les documents que vos équipes ont le droit de charger. Les cas pratiques se construisent sur vos propres dossiers, donc la question se tranche avant la session et pas devant l’écran.

Il y a une dernière chose qu’on demande systématiquement, quel que soit le format : que les participants quittent leur poste pour la durée de la séance. Ça se discute presque à chaque fois, pour de bonnes raisons, les salles étant rarement assez grandes, et on insiste quand même, parce qu’un participant resté à son bureau traite ses mails entre deux exercices, ne se retourne pas vers son voisin quand il bloque, et laisse l’animateur qui circule dans la salle sans aucun moyen de voir qu’il a lâché l’atelier depuis vingt minutes.

Le travail entre deux séances

Les gens ressortent d’une session en ayant compris. Ils ne s’en servent pas pour autant, et le passage à l’usage demande du travail entre les séances. Les participants le disent mieux que nous, y compris sur des sessions notées 5 sur 5.

« Très concret, les rappels sur l’IA permettent de mieux comprendre son émergence, les cas d’usage sont top, les cas pratiques également. Ça donne envie d’un second volet en format approfondissement. »
Maud B., France Invest

« Très instructif, très dense, peut-être un peu trop dense et trop rapide, mais cela me donne envie de creuser. »
Timothée D., For Talents

Le parcours le plus économe qu’on ait construit sur ce principe tient en trois sessions de deux heures en visio, pour une équipe d’investissement de six personnes. La première sert à cadrer et à travailler le prompting, la deuxième prend deux cas pratiques du métier, et on garde la dernière pour produire un livrable complet et transformer un cas récurrent en assistant, les participants testant entre les séances et revenant avec les cas qui ont coincé.

Sur les parcours plus longs, deux réglages aident. On construit les ateliers d’approfondissement sur les besoins remontés à chaud pendant la première partie, tant que les participants s’en souviennent. Et quand le calendrier le permet, on clôture avant une coupure, l’été par exemple, pour laisser le temps de tester avant la reprise.

Comment faire tenir les usages après la session ?

Un suivi récurrent, des référents internes qui ont un rendez-vous bloqué dans leur agenda, et deux ou trois indicateurs posés avant la session. On cadre tout ça au moment du devis. Négocié après, le suivi arrive sur un budget déjà consommé.

• Le suivi en visio, une heure à cadence soutenue au lancement. Sur un accompagnement type, nous prévoyons cinq sessions réparties sur trois mois, où l’on traite les nouveautés qui changent quelque chose pour les équipes et les cas du moment que les participants n’arrivent pas à faire aboutir, et certains clients l’ouvrent à tous quand d’autres le réservent aux personnes déjà formées.
• Le réseau d’ambassadeurs, une cohorte de référents internes briefés et outillés, qui portent le sujet dans leur équipe entre deux passages. On en a animé plusieurs, et un retour d’expérience interne mérite d’être cité tel quel : le rôle des ambassadeurs était clair, mais leur suivi pour faire remonter des cas d’usage l’était beaucoup moins.
• Les traces écrites : le support récapitulatif envoyé après la session, les fiches mémo de prompting, la bibliothèque de prompts métier, et surtout les assistants créés pendant les ateliers. Un mois après la session, les assistants sont les seuls de ces supports que les participants rouvrent d’eux-mêmes.
• La mesure, sans laquelle il ne reste que l’impression générale de la salle, qui est toujours bonne. Dans nos missions d’accompagnement, on relève le nombre d’utilisateurs actifs par semaine, leur répartition par métier et la durée d’utilisation, avec un bilan à quatre-vingt-dix jours.

Combien coûte une formation IA en entreprise ?

Nous ne publions pas de grille tarifaire, parce que le nombre de sessions et la part de personnalisation s’arrêtent au cadrage, et ce sont les deux lignes qui pèsent le plus. Quatre éléments font bouger le prix, et le format les commande tous : la durée en salle, le nombre d’animateurs nécessaires, le travail de personnalisation des cas d’usage en amont, et le déplacement quand la session se tient hors région parisienne. Un séminaire à quatre salles mobilise quatre facilitateurs, une conférence un seul, et l’écart de devis entre deux formats de même durée vient souvent de là.

Le repère qui parle le plus aux directions reste le coût par collaborateur formé, puisqu’une conférence d’acculturation le divise par cent vingt présents quand un atelier de création d’assistants le concentre sur moins de dix, et que deux budgets très éloignés peuvent viser le même effectif.

Côté financement, le circuit est le même pour tous nos formats de formation et dépend du prestataire. L’article L.6316-1 du code du travail réserve l’obligation de certification aux organismes financés par un opérateur de compétences, par l’État, par une région ou par la Caisse des dépôts, si bien que l’obligation vient du financeur de la formation. Time2AI est certifié Qualiopi, donc la prise en charge par votre OPCO est ouverte au titre du plan de développement des compétences.

Un repère pour situer votre projet : France compétences donne une durée moyenne de 19 heures pour les formations soutenues à ce titre, donc une journée de sept heures reste en dessous de la moyenne nationale et un parcours de trois sessions la dépasse. Le circuit complet, guichet par guichet, est dans notre guide du financement d’une formation IA.

Les six points à retenir

• On choisit le format sur l’objectif et sur l’effectif à embarquer. Le questionnaire envoyé en amont mesure le niveau de départ mieux qu’une estimation interne.
• Une conférence d’acculturation absorbe jusqu’à 120 personnes, un atelier pratique en accepte 20 à 25, un atelier de création d’assistants moins de dix.
• Un séminaire d’une journée tient jusqu’à 80 participants à condition de découper en salles et en tables de quatre, avec un facilitateur par salle.
• L’outil, les accès, la salle et les documents autorisés se décident avant la session, et c’est là que se jouent la plupart des journées ratées.
• Une seule session ne suffit pas à installer l’usage, et les participants réclament presque toujours un second volet.
• Au-delà de quelques centaines de collaborateurs, on passe par cohortes, sur quatre à six mois, avec un suivi qui court sur toute la période.

Les formats de formation IA de Time2AI

Time2AI est un organisme de formation certifié Qualiopi, spécialisé sur l’intelligence artificielle générative. Nous avons formé plus de 1 500 collaborateurs. Avant chaque session, nous lisons les documents que les participants nous envoient et nous relevons leurs cas d’usage par entretien et par questionnaire.

Notre catalogue de formations détaille chaque format avec sa durée et son public. Quand votre besoin est déjà cadré, écrivez-nous : un expert IA vous dit d’abord si une formation a du sens dans votre situation, et lequel de ces formats, avant de vous envoyer un programme et un devis.

Deux lectures pour aller plus loin sur la méthode. L’article comment former ses équipes à l’IA en entreprise reprend les quatre étapes en amont du choix de format, et le récit du séminaire Dentego donne, lui, le déroulé complet d’une journée à soixante participants.