IA pour un service formation : le parcours des formateurs de Foncia

• 3 sessions en présentiel au siège
• 1 demi-journée d’introduction, puis 2 ateliers de 3 h 30
• ChatGPT, Gamma, Genspark, Copilot, Synthesia comparés en séance
• Qualiopi, prestation finançable par votre OPCO

Le point de départ, une équipe qui produit de la formation à la chaîne

Le service formation de Foncia conçoit les parcours métier et les parcours manager du groupe, produit les supports, anime les sessions et suit la réalisation des formations obligatoires pour un réseau de six cents agences.

Deux blocs de travail y pèsent particulièrement lourd. Le premier est la fabrication et l’actualisation des supports, où la mise en page prend souvent plus de temps que le fond. Le second est le suivi de la réalisation, où sortir un taux de collaborateurs formés suppose de croiser plusieurs exports de la plateforme à la main, si bien que ce reporting sortait une fois par an quand l’équipe aurait voulu le produire chaque trimestre.

La demande portait donc sur la productivité. L’équipe voulait savoir ce qu’elle pouvait confier à l’IA sur ces deux blocs, avec quels outils et à quelle qualité, ce qui rejoint la question que nous traitons dans nos formations destinées aux métiers de l’immobilier.

Le parcours en trois sessions

• Session 1, une demi-journée d’introduction à l’IA générative, ouverte à l’équipe formation. Comprendre comment fonctionnent ces modèles et faire ses premiers pas sur ChatGPT, avant d’aborder les cas d’usage propres au métier de formateur.
• Session 2, un atelier de 3 h 30 sur la production de supports, intitulé Faire des slides avec l’IA. Du contenu à la mise en forme, jusqu’au module e-learning.
• Session 3, un atelier de 3 h 30 sur le traitement de données, intitulé Analyse de données avec ChatGPT. De l’interrogation d’un fichier jusqu’à l’automatisation d’un process complet.

Les deux ateliers ont été conçus après la session d’introduction, à partir des demandes remontées par les participants. C’est le principe que nous appliquons à tous nos formats de formation IA : la première session fait naître les besoins, les suivantes les traitent.

Session 1, ce que l’IA change dans le travail d’un formateur

La demi-journée d’ouverture passe en revue les moments d’une journée type de formateur où l’IA fait gagner du temps. Les quatre cas d’usage travaillés en salle ont été choisis pour être reproductibles dès le lendemain.

• Enrichir un support en envoyant la photo d’une de ses slides et en demandant les chiffres et les anecdotes qui lui manquent.
• Expliquer un concept métier simplement, avec les situations concrètes où il s’applique, pour préparer une séquence sans repartir de la documentation.
• Reprendre un projet en faisant résumer un fil de messages long et éclaté.
• Créer un quiz interactif en un clic à partir du contenu de la session.

Chacun repart avec ses propres instructions personnalisées et un premier assistant configuré sur un cas récurrent de son travail, selon la méthode que nous appliquons à toute formation d’équipe.

Session 2, produire des supports de formation avec l’IA

L’atelier se déroule en trois temps, et chaque participant travaille sur un de ses propres supports, choisi parce qu’il pouvait être amélioré sur le fond comme sur la forme.

• Travailler le contenu, sur ChatGPT. Faire critiquer la structure et proposer des titres plus clairs, vérifier que les informations réglementaires sont à jour en activant la recherche web, adapter le même contenu à un public débutant puis à un public expert, et générer les visuels qui manquent, des icônes aux graphiques.
• Mettre en forme, sur trois outils comparés en séance, Gamma, Genspark et Microsoft Copilot. Chacun est jugé sur les mêmes critères, dont le respect du thème importé, la qualité du rendu et l’export vers PowerPoint. Les participants importent leur support existant, puis exportent le résultat pour le peaufiner sous leurs propres masques.
• Animer la formation, sur ChatGPT et Synthesia. Anticiper les dix questions techniques que poseront les participants, générer un quiz de fin, et transformer une formation existante en module e-learning en découpant le transcript oral slide par slide pour le faire réciter par un avatar.

Aucun des trois ne l’emporte sur tous les critères, et c’est ce que la comparaison sert à montrer. Gamma passe devant sur le rendu visuel et la prise en main, Genspark sur la régularité d’une série de slides, Copilot sur le respect du thème puisqu’il travaille dans PowerPoint. Chacun repart donc moins avec un outil qu’avec un scénario : par où commencer, quand basculer de l’un à l’autre, et à quel moment reprendre la main sous ses propres masques.

Session 3, traiter les données de formation avec l’IA

Le second atelier part des fichiers que l’équipe manipule vraiment, les exports d’inscriptions de la plateforme, avec leurs onglets multiples et leurs colonnes mal formatées. Il monte en difficulté sur trois niveaux.

• Interroger un export sans le nettoyer. Combien de modules dans ce parcours, combien d’inscrits par module, et pour telle personne, à quelles sessions elle s’est inscrite et si elle s’est présentée.
• Transformer le fichier. Supprimer des colonnes, filtrer sur une région, puis créer une colonne département à partir du code postal caché dans un champ d’adresse. Le fichier propre sert ensuite à produire les tableaux croisés et les graphiques de progression mensuelle par district.
• Croiser plusieurs sources. Rapprocher deux onglets sur l’identifiant collaborateur et l’intitulé de formation pour retrouver les personnes qui ont annulé une session puis en ont suivi une autre plus tard.

L’atelier se termine sur le process complet qui motivait la demande, celui qui produit formation par formation la liste des collaborateurs n’ayant pas rempli leur obligation, en écartant ceux qui sont déjà inscrits à une session future. Ce qui demandait une longue compilation manuelle se traite alors dans une seule conversation. Chaque participant configure ensuite un assistant qui rejoue son propre process.

Ce que l’équipe en a retiré

Deux choses ont changé dans la façon de travailler de l’équipe. Sur les supports, la mise en page ne repart plus d’une page blanche : elle se délègue à un outil, puis se reprend sous les masques maison. Sur les données, le croisement d’exports qui l’occupait longtemps se rejoue désormais dans une conversation, avec un assistant configuré pour le refaire à l’identique.

Chacun est aussi reparti avec des livrables produits en séance, sa propre formation retravaillée et remise en forme, un script oral prêt pour un module e-learning, et le fichier de suivi consolidé avec ses graphiques.

« Merci pour ces formations claires et enrichissantes qui ont permis de répondre à nos attentes et objectifs. Au plaisir de poursuivre sur d’autres projets. »
‍Alban B., directeur de la formation, Foncia

Ce qu’il faut retenir

• La matière : les vrais supports et les vrais exports des participants, apportés par eux le jour même, ce qui suppose de les récupérer au cadrage.
• Les licences : à commander avant la session, une ou deux suffisent pour un petit groupe et se partagent.
• Le financement : Time2AI est certifié Qualiopi sous le numéro de déclaration 11922872092, la prestation se finance par votre OPCO et nous montons le dossier. Comptez environ un mois entre l’accord et la session.
• La suite possible : brancher un assistant directement sur la plateforme de formation, ce qui se traite comme un projet à part entière.
• Le même parcours ailleurs : il se transpose à toute équipe qui produit de la documentation en série, et nous l’animons aussi pour les métiers de l’immobilier.

Si vos supports et votre reporting de formation vous prennent plus de temps que vous ne le voudriez, dites-nous ce qui occupe réellement votre équipe. Vous recevez sous 48 heures un programme et un devis finançable par votre OPCO, en nous décrivant votre contexte.

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